Foire aux questions

Ces questions sont extraites du guide de l'utilisateur qui est remis avant toute première participation. Il contient de manière détaillée tout ce que vous devez savoir avant d'effectuer une ou plusieurs inscriptions... 
Vos question sont les bienvenues pour étoffer ce guide. Envoyez-les à inscription@olevacances.org

1. Comment participer ?

2. Et les fauteuils roulants ?

3. La nuit avant le départ

4. Pourquoi prendre un pique-nique ?

5. Est-il possible d'annuler ?

6. Quelles assurances sont prévues ?

7. Peut-on appeler un vacancier au téléphone

8. Quand faut-il demander un rapport individuel ? 

9. Que comprend le prix d'un séjour ? Comment est-il calculé ?

10. Le voyage peut-il être déduit quand on se rend sur le lieu de séjour par ses propres moyens ?

11. Comment s'effectuent les voyages ?

12. Quand commence et se termine réellement le séjour ?

13. Peut-on embarquer ailleurs qu'à Bruxelles ?

14. Périodes successives de séjour

15. Composition des équipes

16. Impression des documents

17. Argent de poche

Téléchargez un formulaire d'engagement ou demandez-le à Olé. Il suffira de le retourner signé. Il n'y a rien à payer tout de suite. Vous recevrez ensuite un ordre d'achat... et toutes les instructions nécessaires à la préparation.

Les lieux de séjour, les véhicules loués, les normes d’encadrement ne sont généralement pas prévus pour les fauteuils roulants. Toutefois, nous acceptons volontiers un vacancier à mobilité réduite à condition que le lieu soit suffisamment accessible (chambre au rez de chaussée par exemple), que le transport de la voiturette soit possible (minibus non extensibles) et que la personne soit suffisamment autonome pour que la norme d’encadrement ne soit pas augmentée.

Certains vacanciers peuvent venir dormir la veille sur le lieu de départ. C'est plus pratique pour eux, surtout pour les départs les plus matinaux. Mais cette nuit ne peut pas être confondue avec le séjour. Il s'agit donc d'une "prestation" distincte; probablement avec d'autres animateurs. Cette "veillée" exceptionnelle ne dispense pas les éducateurs et parents de satisfaire aux exigences de l'organisation du séjour : pique-nique, remise au responsable des documents, de l'argent de poche, des médicaments...

Les participants à cette nuitée supplémentaire arrivant dans la soirée, à toute heure, il n'est pas prévu dans le prix de prendre le repas sur place. Mais cette possibilité existe au sein de l'Auberge qui nous accueille, à condition d'avoir réservé.

Le bon déroulement du départ en séjour est un événement qui dépend d’une foule de facteurs externes. L’organisation du premier repas en cours de route est de ce fait difficile à maîtriser. Où serons-nous sur l'autoroute ? A quelle heure ? Y aura-t-il un restaurant ? L'avion sera-t-il à l'heure ? C’est pour cette raison que le pique-nique en guise de premier repas a été instauré, quelle que soit l’heure de départ, la destination ou le moyen de transport.

Le premier repas est le "premier repas en séjour", bien entendu. C'est à dire celui qui suit immédiatement l'heure de départ indiquée sur le profil technique.  Pas celui de la veille, si vous venez à Bruxelles pour passer la nuit afin d'être fin prêt pour les départs hâtifs.

L’assurance annulation est proposée en supplément facultatif. Elle est souscrite pour vous par Olé auprès de "l’Européenne" sauf si vous avez pointé « non » sur le formulaire d’engagement. Vous payez exactement ce que nous payons à l’assureur. Olé veut ainsi vous rendre un service, de surcroît gratuit (vous constaterez sur votre ordre d’achat que les frais d’annulation ne sont augmenté d’aucun frais de gestion supplémentaire), et ne pourrait être confondu avec l’assureur.

En pratique, nous envoyons la demande de souscription à l'assurance lors de la réception de l'ordre d'achat et de l'acompte réunis. C'est donc à ce moment que l'assurance "l'Européenne" entre en jeu et que vous pourrez être remboursé des frais de séjour. Attention : pour être remboursé, il faut d'abord avoir payé l'intégralité du séjour. Il faut aussi que votre annulation respecte les conditions du contrat de "l'Européenne" (celles-ci figurent au verso du formulaire d'engagement).

Bien sûr, si vous ne choisissez pas de souscrire à l'assurance annulation, votre engagement ferme et définitif exige que vous payiez, en cas d'annulation pour quelque raison que ce soit, 100% de la somme due.

Une idée (pour les institutions): remplacez la personne manquante plutôt que d'annuler.

Systématiquement pour tous, l'assurance R.C. couvre tant les vacanciers que les animateurs. Pour les bénéficiaires qui séjournent dans un autre pays que le leur: une assistance prévoir le rapatriement de l'étranger vers le pays du vacancier. C'est la SMAP qui fournit ces prestations. Sauf, en ce qui concerne l'assistance, pour les non résidents belges: elle est souscrite à "L'EUROPEENNE".
Les véhicules loués font également l'objet d'une assistance propre à la firme KEDDY, qui garantit l'aide à tout moment en cas de problème de véhicule.
Ces assurances sont évidemment comprises dans les prix payés par les participants.

Une assurance annulation est souscrite auprès de "L'EUROPEENNE" sur demande des participants. Elle est facultative et le prix vient en supplément du coût du séjour. Elle est équivalente à 4% du prix du séjour. 

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Peut-on appeler un vacancier au téléphone pendant le séjour... ?

Oui, bien sûr... s'il y a un téléphone dans la structure d'accueil ! Mais pour nous a présence d’un téléphone sur le lieu de séjour n’est pas un critère de sélection du lieu.

De plus, le téléphone à l’usage des vacanciers ne pourrait être un poste de budget maîtrisable, il n’est dès lors pas prévu dans le calcul du budget. En cas d’urgence, le responsable n’est pas sans ressource. Il y a le téléphone des propriétaires, ou le portable personnel. Au sujet de ce dernier, si le responsable n' a pas d'autre numéro, vous le trouverez sur le profil technique. Il ne peut être qu'utilisé qu'en cas d’urgence. Cet objet étant tout à fait personnel, il ne vous sera pas possible de parler à un vacancier. Bien évidemment, les frais d’appel correspondant à un événement vous seront facturés, preuve à l’appui... sauf si le responsable vous en fait cadeau !

La question sur votre besoin de rapport(s) individuel(s) au retour des séjours vous est posée  sur le talon-réponse de participation à la réunion avant le départ. La demande que vous  aurez pointée et formulée sur ce document, à condition que nous l'ayons reçu avant la date de cette réunion, sera insérée dans le dossier du responsable. Les rapports vous seront envoyés après dépouillement des dossiers des responsables (délai : plus ou moins un mois). Les demandes reçues après la date de la réunion ne peuvent pas être garanties au niveau de l’organisation générale. Un arrangement en direct avec le responsable reste alors la seule solution.

Rien de plus simple et d'aussi clair ! Additionnez toutes les factures des fournisseurs et divisez par 15 lorsque le séjour a été prévu pour 15 participants. Ajoutez-y 16 % de frais de gestion d'association, et vous avez le prix du séjour. Tout cela est affiché sur l'ordre d'achat que vous recevrez après vous être engagé à participer.

Le prix d'un séjour PEC comprend toutes les dépenses communes à tous les participants. Logement et charges, taxe de séjour, nourriture et boissons de base (eau), transport (souvent location de minibus et carburant, péages), activités programmées par le responsable, accompagnement, assurance R.C. et assistance rapatriement, frais d'étape. Donc, pas les cigarettes de Pierre, le pousse-café de Jacques, la visite médicale de Paul, etc...

En principe, non. Tout dépend bien sûr de la nature du transport lui-même et de la manière dont est calculé le séjour. Si le séjour est calculé "tout compris" au départ d'un point précis, il y a peu de chances que l'on puisse déduire quoi que ce soit. Si le transport n'est pas compris, alors chacun peut arriver sur place par ses propres moyens.

Dans le cas d'un séjour avec des minibus, le principe est le suivant: les véhicules sont loués pour l'utilisation durant le séjour. Mais il faut bien les emmener sur place. C'est ce que nous faisons en transportant les bénéficiaires eux-mêmes. Les prix auxquels nous louons ces véhicules sont à ce point avantageuses que cela reviendrait plus cher de les louer sur place et d'utiliser un autre moyen de transport pour l'aller-retour.

les voyages s'effectuent généralement en minibus de location. Des véhicules neufs, confortables et couverts par une assistance efficace. Nous réduisons le temps de roulage afin de minimiser la la fatigue des vacanciers: pas plus de 600 kilomètres ou 8 heures de conduite par jour, entrecoupées de haltes régulières. Si l'itinéraire passe dans votre région nous vous prenons au passage.
Les vacanciers peuvent aussi rejoindre un groupe à l'étape du soir (hôtel), ou la gare la plus proche de l'étape pour que nous allions les chercher. Demandez la liste des étapes.
Donc, pas de ramassage en autocar qui ratisse toute le pays, pas de rassemblement de foule sur des stades. 

Certains voyages ayant lieu en avion ou en autocar peuvent aussi être arrangés sur demande pour favoriser la rencontre en séjour de personnes d'origines différentes. Par exemple, un séjour Tunisie peut se concevoir avec 5 personnes partant de Bruxelles avec 1 animateur, 5 personnes et un animateur partant de Milan et 5 personnes et un animateur partant de Genève. Ces projets doivent toutefois se concevoir longtemps à l'avance.

Le séjour commence et se termine aux dates, heures et lieux de départ ou de rendez-vous prévus sur le profil technique sans tenir compte du délai de présentation pour le départ (1/2 heure avant le départ ou 1h 1/2 pour les voyages en avion). L'équipe d'animateurs commence cependant l'accueil durant ce moment qui précède le départ, mais il s'agit d'un temps de préparation et non du début officiel du séjour. Par exemple :  départ à 8h30 en minibus. L'équipe sera là à 8h00 pour vous accueillir, mais le séjour commence à 8h30. De plus, il est inutile d'arriver plus tôt que le délai prévu pour la présentation, car il y a beaucoup de chances qu'il n'y ait personne.

Le séjour commence donc à l'heure dite et à l'endroit prévu sur votre profil technique, lorsque tout le monde est là et que toutes les exigences administratives ont été vérifiées avec vous par le responsable du séjour, si vous n'avez pas prévu de le faire avant (lors d'un rendez-vous par exemple).

Il peut être possible de se présenter à un autre moment, voire à un autre endroit, que celui prévu sur le profil technique, à condition que cela soit le même jour (pas de nuitée, ni de repas). Cependant cet "arrangement" doit se négocier directement avec le responsable, et vous devez prendre les dispositions nécessaires pour d'éventuels repas, transports vers le point d'embarquement, frais de consigne bagages, etc... qui ne sont pas inclus dans le séjour. Ce genre d'arrangement est du "cas par cas" et ne doit pas perturber l'organisation des départs.

Bien que ce temps préliminaire au séjour ne soit pas inclus dans les prestations, l'assurance R.C. couvrira bénéficiaires et animateurs dès lors qu'il s'agit de la même date que celle indiquée sur le profil technique.

Lorsqu'un bénéficiaire a choisi de séjourner plusieurs périodes successives dans un séjour organisé en modules (d'1 semaine par exemple), il y aura autant de dossiers que de périodes. Bien sûr, en ce qui concerne les transports, le 1er départ et le dernier retour doit être pris en compte sur les profils techniques.

Le nombre prévu de bénéficiaires indique la base sur laquelle le séjour a été calculé. Le nombre effectif indique le nombre d'inscriptions réellement reçues... et par conséquent les places libres.
Le nombre prévu d'animateurs indique le nombre prévu initialement par rapport au nombre de bénéficiaires. Le rapport des 2 nombres constitue la norme d'encadrement du séjour. Ce nombre est réajusté en fonction du nombre effectif de bénéficiaires.
Si vous ne voyez qu'un nom d'animateur sur le profil technique, voire aucun, alors que le séjour compte 15 bénéficiaires effectifs, c'est que les autres animateurs n'ont pas encore remis leur convention de séjour. Mais ne vous inquiétez pas la composition de l'équipe est en cours.

Les attestations, profils techniques, feuilles de renseignements individuels ont une importance capitale pour le bon déroulement du séjour.
Si parmi les documents que vous recevez, il y en a qui ne sont pas bien imprimés, ou qui collent, ou qui sont complètement blancs (vérifier recto et verso), veuillez avertir Olé le plus rapidement possible.

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Le prix de séjour ne comprenant pas l'argent de poche, le responsable de séjour vous indiquera une fourchette d'argent de poche que le bénéficiaire apportera avec lui. Ni trop, ni trop peu. Cela dépend de ses habitudes (est-ce qu'il fume ?) ou des cadeaux que vous lui demandez de rapporter...

Exactement comme vous l'avez indiqué sur le profil individuel.
Soit vous avez indiqué que le bénéficiaire peut garder son argent de poche pour tout le séjour, et sans nous compliquer la vie, il gardera son argent de poche durant tout le séjour. Un seul inconvénient : s'il perd son portefeuille ou si un vol a lieu (sur la plage, à l'hôtel ou ailleurs), il en sera entièrement responsable. Vous n'aurez aucun compte à demander à Olé.
Soit vous indiquez qu'il vaut mieux garder son argent de poche. L'animateur désigné le gardera et lui distribuera selon le besoin ou généralement une fois par jour. Dans ce dernier cas, le bénéficiaire ne peut donc perdre tout au plus que l'argent d'une journée.
Si vous indiquez une fréquence de distribution (par exemple: il peut gérer son argent pour 3 jours), l'animateur va scinder la somme totale d'argent de poche en multiples de 3, et le distribuera tous les 3 jours. Nous partons du principe que la somme totale de l'argent de poche est à distribuer, et ce qui est distribué sera en principe dépensé.

Lorsque vous confiez de l'argent de poche à un animateur, celui-ci vous remet un reçu. Le montant est transcrit sur une feuille d'argent de poche.
Lors de chaque distribution, la date, le montant et la signature du vacancier figureront sur cette feuille. Tout contrôle ultérieur est donc possible.

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